Які 4 міфи існує у державних закупівлях та як з ними боротися

Розвінчуємо легенди та розповідаємо про реальність — про діалог замовника закупівель з постачальником.

Як зробити закупівлі в держкомпанії такими ж ефективними, як і комерційні? Саме таке завдання стояло перед нами, коли ми прийшли в "Укрпошту". Багато фахівців нашої команди раніше працювали в комерційних закупівлях, і кращі кейси ми хотіли використати в держкомпанії. Нам довелося зіткнутися зі сталою думкою, що була серед всіх учасників, що можна, і що заборонено законом "Про публічні закупівлі". Нам довелося розвінчувати ці міфи. Що ж ми змінили у взаємодії із постачальниками задля ефективного результату?

Я ретельно переглянула закон "Про державні закупівлі" та намагалася відшукати в тексті закону слово "забороняє". Виявилося, що воно зустрічається лише три рази. Перший раз — у ст.2 — забороняється придбання товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур та укладання договорів, які передбачають оплату замовником робіт, товарів і послуг до/без проведення процедур. Другий — у ст. 18 — замовнику забороняється вчиняти будь-які дії та приймати рішення щодо закупівлі, у тому числі укладення договору, крім усунення порушень, що є у скарзі, і поки є скарга забороняється укладення договору про закупівлю. Третій — у ст.36 — забороняється укладання договорів, що передбачають замовником оплату товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур закупівель.

У законі жодного слова немає про те, що він забороняє замовнику спілкуватися із постачальником, отже говорити та визначати точки дотику можливо.

Закон "Про публічні закупівлі" начебто дозволяє робити тільки те, що там прописано. Це неправда. Закон прописує певний порядок проведення процедур, а є речі, які законом не визначені, і замовник має для себе обрати самостійно максимально ефективний шлях їх виконання. Для цього є ст 3. Принципи здійснення закупівель. Вона каже, що закупівлі мають здійснюватись за принципами добросовісної конкуренції, максимальної економії та ефективності, недискримінації учасників, бути відкритими і прозорими на всіх стадіях, об'єктивно та неупереджено оцінені тендерні пропозиції, запобігання корупційним діям і зловживанням.

Постачальники самі знайдуть інформацію в Prozorro і прийдуть на тендер. Така формула не працює. Навіть якщо учасники постійно беруть участь у тендерах, це не є гарантією того, що прийдуть саме до вас. Вони отримують велику кількість листів, і наскільки б у вас гарний тендер не був, велика ймовірність, що через цей потік вас просто не побачать і не зреагують.

Ще ви можете зіткнутися з тим, що конкуренція на певних категоріях, які взагалі є конкурентними, дуже низька. Наприклад, в "Укрпошту" на закупівлю паперу приходило мало постачальників. Ми розуміли, що напевне щось сховано в технічному завданні, яке протягом 5 років не змінювалося, а що саме потрібно було з'ясувати. А як краще це зробити? Звичайно, провести зустрічі з постачальниками і дізнатися що не так. Від них ми, наприклад, дізналися, що одному з критеріїв відповідає лише 2 постачальника в Україні, і це є дискримінацією стосовно інших компаній.

Після кожної зустрічі ми формували техзавдання із зауваженнями та запропонованими постачальниками змінами й давали цей документ ініціатору закупівель, який або приймав їх, або мав аргументовано пояснити чому їх не приймає. Таким чином можна сформувати технічне завдання, яке б задовольняло постачальників.

В очах постачальників тендерні комітети держустанов геть корумповані, й таке сприйняття сформували скандальні закупівлі. Однак більшість закуповує ефективно і максимально прозоро проводить тендери. Аби ринок приходив на державні закупівлі, потрібно змінити відношення постачальників до держзамовників. Ми працюємо над формуванням довіри до "Укрпошти", бо раніше закупівлі тут мали негативну оцінку. Коли ми тільки почали запрошували постачальників на зустрічі, нам говорили, що всім відомо, як у вас все відбувається, і шансів на перемогу не має, тому і не брали участь у торгах.

Ми спілкуємося відкрито з потенційними учасниками закупівель, у нас немає будь-яких обмежень чи умов. Надаємо всім однакову інформацію, щоб не було претензій, що хтось знав більше і краще підготував документацію. Проект ТЗ обговорюємо з постачальниками на відкритій зустрічі. Робимо оголошення на офіційній сторінці "Укрпошти" у facebook, офіційному сайті, розсилки і запрошуємо потенційних учасників, які беруть участь у торгах.

Чи є ризик, що нас будуть звинувачувати, що не всі прийшли на цю зустріч? Так є. Але якщо таку зустріч не провести, ризиків буде ще більше. Побудова довіри — процес складний і довгий, але це потрібно робити. Нам було важливо змінити на краще репутацію "Укрпошти" в закупівлях, і відкриті зустрічі з постачальниками цьому допомогли.

Якщо ви хочете, щоб на ваші закупівлі приходили постачальники і брали участь у торгах, комунікація з ними має бути максимально відкритою та чесною.

Джерело delo.ua