Как Эпицентр участвует в госзакупках и побеждает
Сеть торговых центров «Эпицентр» входит в ТОП-5 поставщиков по количеству побед в ProZorro. Компания выигрывает каждый четвертый тендер. Как это им удается, мы расспросили у Олега Витвицкого, руководителя Департамента по работе с корпоративными клиентами и тендерами компании.
Участие в тендерах как отдельный процесс
Компания рассматривает тендерную деятельность как отдельный процесс, где у каждого участника - своя роль и ответственность. Закупками занимается отдельный департамент, отдельные специалисты отвечают за разные этапы этого процесса.
Благодаря профессиональному подходу компания работает как единый организм. В тендерный процесс вовлечены все 46 торговых центров сети. Все внутренние процессы от инициативы подачи заявки в оформленння договора компания пытается максимально автоматизировать.
Секрет успеха
Сеть «Эпицентр» разработала собственный софт и интегрировала его с одной из площадок системы ProZorro. Эта программа позволила быстро согласовывать подачу тендерной заявки со всеми торговыми центрами сети и центральным офисом, а также координировать действия различных департаментов. Ведь за подбор товара, предоставление цены и подготовку договоров в компании отвечают разные специалисты.
В программе также доступна информация по всем потенциально интересным для компании тендерам благодаря имеющемуся фильтру по CPV-коду. Кроме того, есть закладка с перечнем тендерных документов*, их точными названиями и примечаниями, к кому можно обратиться для их подготовки.
* Заметим, что для реализации такой идеи не обязательно создавать специальное программное обеспечение. Меньшие компании могут пользоваться возможностями Google-диска, где создать папку с необходимыми документами и предоставить доступ к ней соответствующим менеджерам.
25% конверсия побед
Ежемесячно компания участвует примерно в 500-600 тендерах, из которых выигрывает 150-240. В среднем победой для Эпицентра завершаются каждые четвертые торги, и судьба успешных закупок растет.
Чтобы доставлять все товары вовремя, Эпицентр оптимизировал логистику. В случае небольших, или же наоборот значительных объемов перевозок, компания пользуется услугами Укрпочты и других перевозчиков.
Стратегия и тактика работы с ProZorro
Кроме максимальной автоматизации бизнес-процессов, компания уделяет большое внимание анализу данных. Проводит АВС-анализ продаж, который позволяет выяснить и классифицировать наиболее популярные группы товаров. Анализируют компании и заказчиков. Их разделили на 3 группы в соответствии с количеством предыдущих контактов и заключенных договоров.
Эпицентр участвует почти во всех тендерах выше 2-х тысяч гривен. Инициатором участия может быть как центральный офис в Киеве, так и каждый торговый центр, независимо от своего местонахождения. Компания не делает географическую привязку, поддерживая конкуренцию между торговыми центрами.
Советы поставщикам
- Создать отдел или нанять отдельного менеджера, который будет заниматься исключительно тендерной деятельностью.
- Пользоваться возможностями бесплатных ресурсов. На сайте www.prozorro.gov.ua в разделе "события" регулярно появляется информация о бизнес-завтраках для поставщиков, тренинги и другие полезные мероприятия. На infobox.prozorro.org доступна библиотека примерных спецификаций и каталог курсов. С помощью https://bi.prozorro.org и CPVtool можно в несколько кликов проанализировать рынок избранного предмета закупки.
- Не молчать в случае выявленных нарушений в тендере.
- Обращаться за защитой своих прав в Антимонопольный Комитет Украины.
- бязательно писать отзывы на Dozorro. Этот инструмент реально работает.
Джерело prozorro.gov.ua
