Какие 4 мифа существуют в государственных закупках и как с ними бороться

Развенчиваем легенды и рассказываем о реальности - о диалоге заказчика закупок с поставщиком.

Как сделать закупки в госкомпании такими же эффективными, как и коммерческие? Именно такая задача стояла перед нами, когда мы пришли в "Укрпочту". Многие специалисты нашей команды раньше работали в коммерческих закупках и лучшие кейсы мы хотели использовать в госкомпании. Нам пришлось столкнуться с постоянной мыслью, что была среди всех участников, что можно и что запрещено законом "О публичных закупках". Нам пришлось развенчивать эти мифы. Что же мы изменили во взаимодействии с поставщиками для эффективного результата?

Я тщательно пересмотрела закон "О государственных закупках" и пыталась отыскать в тексте закона слово "запрещает". Оказалось, что оно встречается только три раза. Первый раз - в ст.2 - запрещается приобретение товаров, работ и услуг до/без проведения процедур и заключения договоров, предусматривающих оплату заказчиком работ, товаров и услуг до/без проведения процедур. Второй - в ст. 18 - заказчику запрещается совершать любые действия и принимать решения по закупке, в том числе заключения договора, кроме устранения нарушений которые есть в жалобе, и пока есть жалоба запрещается заключение договора о закупке. Третий - в ст.36 - запрещается заключение договоров, предусматривающих заказчиком оплату товаров, работ и услуг до/без проведения процедур закупок.

В законе нет ни слова о том, что он запрещает заказчику общаться с поставщиком, поэтому говорить и определять точки соприкосновения можно.

Закон "О публичных закупках" вроде позволяет делать только то, что там прописано. Это неправда. Закон прописывает определенный порядок проведения процедур, а есть вещи, которые законом не определены, и заказчик для себя выбрать самостоятельно максимально эффективный путь их выполнения. Для этого есть в 3. Принципы осуществления закупок. Она говорит, что закупки должны осуществляться на принципах добросовестной конкуренции, максимальной экономии и эффективности, недискриминации участников, быть открытыми и прозрачными на всех стадиях, объективно и беспристрастно оценены тендерные предложения, предотвращения коррупционных действий и злоупотреблений.

Поставщики найдут информацию в Prozorro и придут на тендер. Такая формула не работает. Даже если участники постоянно принимают участие в тендерах, это не является гарантией того, что придут именно к вам. Они получают большое количество писем, и насколько бы у вас хороший тендер ни был, велика вероятность, что через этот поток вас просто не увидят и не отреагируют.

Еще вы можете столкнуться с тем, что конкуренция на определенных категориях, которые вообще являются конкурентными, очень низкая. Например, в "Укрпочту" на закупку бумаги приходило мало поставщиков. Мы понимали, что наверное что-то скрыто в техническом задании, которое в течение 5 лет не менялось, а что нужно было выяснить. А как лучше это сделать? Конечно, провести встречи с поставщиками и узнать что не так. От них мы, например, узнали, что одному из критериев соответствует только 2 поставщика в Украине, и это является дискриминацией в отношении других компаний.

После каждой встречи мы формировали техзадание с замечаниями и предложенными поставщиками изменениями и давали этот документ инициатору закупок, который или принимал их, или должен аргументированно объяснить почему их не принимает. Таким образом можно сформировать техническое задание, которое бы удовлетворяло поставщиков.

В глазах поставщиков тендерные комитеты госучреждений совершенно коррумпированы и такое восприятие сформировали скандальные закупки. Однако большинство закупает эффективно и максимально прозрачно проводит тендеры. Чтобы рынок приходил на государственные закупки, нужно изменить отношение поставщиков к госзаказчикам. Мы работаем над формированием доверия к "Укрпочте", потому что раньше закупки здесь имели отрицательную оценку. Когда мы только начали приглашать поставщиков на встречи, нам говорили, что всем известно, как у вас все происходит, и шансов на победу нет, поэтому и не участвовали в торгах.

Мы общаемся открыто с потенциальными участниками закупок, у нас нет каких-либо ограничений или условий. Предоставляем всем одинаковую информацию, чтобы не было претензий, кто знал больше и лучше подготовил документацию. Проект ТЗ обсуждаем с поставщиками на открытой встрече. Делаем объявления на официальной странице "Укрпочты" в facebook, официальном сайте, рассылки и приглашаем потенциальных участников, участвующих в торгах.

Есть риск, что нас будут обвинять, что не все пришли на эту встречу? Да есть. Но если такую встречу не провести, рисков будет еще больше. Построение доверия - процесс сложный и долгий, но это нужно делать. Нам было важно изменить к лучшему репутацию "Укрпочты" в закупках, и открытые встречи с поставщиками этому помогли.

Если вы хотите, чтобы на ваши закупки приходили поставщики и участвовали в торгах, коммуникация с ними должна быть максимально открытой и честной.

Источник delo.ua