Як Епіцентр бере участь у держзакупівлях та перемагає

Мережа торгових центрів «Епіцентр» входить у ТОП-5 постачальників за кількістю перемог у ProZorro. Компанія виграє кожен четвертий тендер. Як це їм вдається, ми розпитали у Олега Витвицького, керівника Департаменту по роботі з корпоративними клієнтами та тендерами компанії.

Участь у тендерах як окремий процес

Компанія розглядає тендерну діяльність як окремий процес, де у кожного учасника - своя роль та відповідальність. Закупівлями займається окремий департамент, окремі спеціалісти відповідають за різні етапи цього процесу.

Завдяки професійному підходу компанія працює як єдиний організм. До тендерного процесу залучені всі 46 торгових центрів мережі. Всі внутрішні процеси: від ініціативи подачі заявки до оформленння договору компанія намагається максимально автоматизувати.

Секрет успіху

Мережа «Епіцентр» розробила власний софт та інтегрувала його з одним із майданчиків системи ProZorro. Ця програма дозволила швидко узгоджувати подачу тендерної заявки з усіма торговими центрами мережі та центральним офісом, а також координувати дії різних департаментів. Адже за підбір товару, надання ціни та підготовку договорів у компанії відповідають різні спеціалісти.

В програмі також доступна інформація по всім потенційно цікавим для компанії тендерам завдяки наявному фільтру по CPV-коду. Окрім того, є закладка з переліком тендерних документів*, їх точними назвами та примітками, до кого можна звернутися для їх підготовки.

* Відмітимо, що для реалізації такої ідеї не обов'язково створювати спеціальне програмне забезпечення. Менші компанїї можуть користуватися можливостями Google-диску, де створити папку з необхідними документами та надати доступ до неї відповідним менеджерам.

25% конверсія перемог

Щомісяця компанія бере участь приблизно у 500-600 тендерах, з яких виграє 150-240. В середньому перемогою для Епіцентру завершуються кожні четверті торги, і доля успішних закупівель зростає.

Щоби доставляти всі товари вчасно, Епіцентр оптимізував логістику. У випадку невеликих, або ж навпаки значних об’ємів перевезень, компанія користується послугами Укрпошти та інших перевізників.

Стратегія і тактика роботи з ProZorro

Крім максимальної автоматизації бізнес-процесів, компанія приділяє значну увагу аналізу даних. Проводить АВС-аналіз продажів, який дозволяє з’ясувати та класифікувати найбільш популярні групи товарів. Аналізують у компанії і замовників. Їх поділили на 3 групи відповідно до кількості попередніх контактів та укладених договорів.

Епіцентр бере участь майже у всіх тендерах вище 2-х тисяч гривень. Ініціатором участі може бути як центральний офіс у Києві, так і кожен торговий центр, незалежно від свого місцезнаходження. Компанія не робить географічну прив’язку, підтримуючи конкуренцію між торговими центрами.

Поради постачальникам

Створити відділ або найняти окремого менеджера, що буде займатися виключно тендерною діяльністю.
Користуватися можливостями безкоштовних ресурсів. На сайті www.prozorro.gov.ua у розділі “події” регулярно з'являється інформація про бізнес-сніданки для постачальників, тренінги та інші корисні заходи. На infobox.prozorro.org доступна бібліотека примірних специфікацій та каталог курсів. За допомогою https://bi.prozorro.org та CPVtool можна в декілька кліків проанізувати ринок обраного предмету закупівлі.
Не мовчати у випадку виявлених порушень у тендері.
Звертатися за захистом своїх прав до Антимонопольного Комітету України.
Обов’язково писати відгуки на Dozorro. Цей інструмент реально працює.

Джерело prozorro.gov.ua